19 Février 2016
L’employeur a l’obligation de prendre en charge une partie du prix des titres d’abonnement souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos.
Les salariés bénéficiaires
Pour bénéficier de la prise en charge de leurs frais de transport, les salariés doivent remplir les deux conditions suivantes :
L’employeur prend en charge les titres souscrits par les salariés, parmi les catégories suivantes :
La prise en charge par l’employeur des titres d’abonnement est égale à 50 % du coût de ces titres pour le salarié. Elle s’effectue sur la base des tarifs 2e classe.
Cette prise en charge s’applique au(x) titre(s) de transport permettant au salarié concerné d’accomplir le trajet de la résidence habituelle à son lieu de travail dans le temps le plus court. Lorsque le titre utilisé par le salarié correspond à un trajet supérieur au trajet nécessaire pour accomplir dans le temps le plus court le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail, la prise en charge est effectuée sur la base de l’abonnement qui permet strictement de faire ce dernier trajet, c’est-à-dire le trajet le plus court en temps.
Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d’une même entreprise qui n’assure pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et la résidence habituelle du salarié peut prétendre à la prise en charge du ou des titres de transport lui permettant de réaliser l’ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu’entre ces lieux de travail.
L’employeur procède au remboursement des titres achetés par les salariés dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Les titres dont la période de validité est annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d’utilisation. Un accord collectif de travail peut toutefois prévoir d’autres modalités de preuve (voir ci-dessous) et de remboursement des frais de transport, sans que les délais de remboursement des titres puissent excéder ceux mentionnés ci-dessus.
La prise en charge des frais de transport par l’employeur est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres par le salarié.
Pour être admis à la prise en charge, les titres doivent permettre d’identifier le titulaire et être conformes aux règles de validité définies par l’établissement public, la régie, l’entreprise … qui les a émis ou délivrés, ou, le cas échéant, par la personne chargée de la gestion du service public de location de vélos.
Lorsque le titre d’abonnement à un service public de location de vélos ne comporte pas les noms et prénoms du bénéficiaire, une attestation sur l’honneur du salarié suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d’abonnement.
Pour les salariés intérimaires, une attestation sur l’honneur adressée à l’entreprise de travail temporaire mentionnée à l’article L. 1251-45 du Code du travail, qui est leur employeur, suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d’abonnement à un service de transport public de voyageurs ou à un service public de location de vélos.
En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, l’employeur avertit les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.
Le montant de la prise en charge des frais de transport publics ou des frais de transports personnels (voir ci-dessous) doit obligatoirement apparaître sur le bulletin de paie.
Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d’heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire (soit 35 heures) ou conventionnelle, si cette dernière lui est inférieure, bénéficie d’une prise en charge équivalente à celle d’un salarié à temps complet.
Lorsqu’il est employé pour un nombre d’heures inférieur à la moitié de la durée du travail à temps complet défini ci-dessus, le salarié à temps partiel bénéficie d’une prise en charge calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.
Exemple :
Dans une entreprise qui applique la durée légale hebdomadaire (soit 35 heures), la prise en charge obligatoire de l’employeur sera fixée, pour un titre de transport collectif d’un montant de 90 € par mois :
pour un salarié à temps plein ou un salarié à temps partiel dont la durée du travail est d’au moins 17,5 heures, à 90 € x 50 % = 45 € ;
pour un salarié à temps partiel effectuant 15 heures par semaine, à : (90 € X 50 %) X (15/17,5) = 38,57 €.
L’avantage résultant de la prise en charge obligatoire par l’employeur du prix des titres d’abonnement souscrits par les salariés pour les déplacements effectués au moyen de transports publics de voyageurs ou de services publics de location de vélos entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, est exonérée d’impôt sur le revenu. Cette exonération s’applique dans la limite de la prise en charge obligatoire de l’employeur (soit 50 % du coût des titres de transport).
Sur le plan social, la prise en charge légale de 50 % des frais de transports collectif des salariés, dans les conditions mentionnées ci-dessus, est exclue de l’assiette de calcul des cotisations sociales, ainsi que la CSG et de la CRDS.
L’employeur peut prendre en charge, dans les conditions mentionnées ci-dessous, tout ou partie des frais de carburant engagés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail par ceux de ses salariés :
Dans les mêmes conditions, l’employeur peut prendre en charge les frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques ou hybrides rechargeables et permettre la recharge desdits véhicules sur le lieu de travail.
Le bénéfice de cette prise en charge ne peut être cumulé avec celle accordée au titre des frais de transport collectif (voir ci-dessus).
La prise en charge des frais de transport personnel, dans les conditions mentionnées ci-dessous, est une faculté offerte à l’employeur. Mais si l’employeur prend en charge tout ou partie de ces frais, il doit en faire bénéficier, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, l’ensemble des salariés remplissant les conditions mentionnées ci-dessus.
Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d’une même entreprise qui n’assure pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et la résidence habituelle du salarié peut prétendre à la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule engagés lui permettant de réaliser l’ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu’entre ces lieux de travail.
Les dispositions du Code du travail relatives à la prise en charge des frais de transport personnels s’appliquent sans préjudice des dispositions des conventions et accords collectifs existants prévoyant une prise en charge des frais de transport personnels des salariés exonérée dans les conditions en vigueur au 18 décembre 2008 (date de publication de la loi du 17 décembre 2008 citée en référence).
Sont exclus du bénéfice de la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule :
La prise en charge des frais de carburant (ou des frais exposés pour l’alimentation des véhicules électriques) au profit des salariés visés ci-dessus est mise en œuvre :
En cas de changement des modalités de remboursement des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule, l’employeur avertit les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.
Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d’heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle, si cette dernière lui est inférieure, bénéficie d’une prise en charge équivalente à celle d’un salarié à temps complet.
S’il est employé pour un nombre d’heures inférieur à la moitié de la durée du travail à temps complet défini ci-dessus, il bénéficie d’une prise en charge calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.
La prise en charge par l’employeur des frais de transport personnel des salariés, dans les conditions mentionnées ci-dessus ouvre droit à des avantages fiscaux et sociaux. Ainsi :
L’employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais engagés par ses salariés pour leurs déplacements à vélo ou à vélo à assistance électrique entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, sous la forme d’une « indemnité kilométrique vélo » dont le montant est fixé à 25 centimes d’euro par kilomètre.
Le bénéfice de la prise en charge des frais engagés pour se déplacer à vélo ou à vélo à assistance électrique pour les trajets de rabattement vers des arrêts de transport public peut être cumulé avec la prise en charge des abonnements de transport collectif ou de service public de location de vélo, à condition que ces abonnements ne permettent pas d’effectuer ces mêmes trajets. Le trajet de rabattement effectué à vélo pris en compte pour le calcul de la prise en charge des frais engagés pour se déplacer à vélo ou à vélo à assistance électrique correspond à la distance la plus courte entre la résidence habituelle du salarié ou le lieu de travail et la gare ou la station de transport collectif.
Cette prise en charge est mise en œuvre :